Auftraggeber:
Kalmund Capital GmbH, München, Real Time Trading, AG Beratung

Zeitraum:
seit Oktober 2002 dauerhafte Betreuung, diverse Projekte

Kurzbeschreibung:
Beratung und Entwicklung eines Netzwerkes für gemeinschaftliches Arbeiten im Netzwerk,
z. B. beim Sekretariatswesen, hoher Sicherheit sowie ständiger und weltweiter Verfügbarkeit von Daten in einer gemischten Umgebung aus einem Linux Server und Windows Clients.

Im Einsatz ist der armanda Server mit ca. 60% der verfügbaren Diensten.

Aufgabenstellung war ein Peer-to-Peer Netzwerk so zu gestalten, dass von drei Mitarbeitern tausende Dokumente, Kontakt- und Kalenderdaten sowie E-Mails gemeinschaftlich bearbeitet und gepflegt werden können.

Unter Einsatz des armanda Servers mit Groupwaremodulen wurde es ermöglicht, dass von allen Mitarbeitern der Kalender des Geschäftsführers gemeinschaftlich gepflegt werden kann und dieser weltweit eingesehen und modifiziert werden kann.

Des Weiteren stehen allen Mitarbeitern individuelle E-Mail Adressen zur Verfügung, sowie ein gemeinschaftlicher Posteingang der von allen gemeinsam gepflegt wird, sodass auch von allen Mitarbeitern eingesehen werden kann, welche E-Mails bereits bearbeitet wurden und sowohl der Eingang als auch der Ausgang von allen eingesehen werden kann.

Auch stehen alle Drucker, Internet, sämtliche Daten und alle Kontaktdaten allen parallel zur Verfügung. Eine vollautomatische Datensicherung, Firewall und Antivirensoftware bringt die notwendige Sicherheit. Über Fernwartung sind auftretende Probleme sehr schnell in den Griff zu bekommen.

Details:

Als das Unternehmen zu uns kam, waren wie in anderen Unternehmen oft anzutreffende effizienzhemmende und kostspielige Probleme vorhanden. Ein Ansprechpartner für alle technischen Belange fehlte und die Betreuung diverser Teilaufgaben wie Telekommunikationsberatung, Computertechnik, Netzwerkeinrichtung, Betreuung usw. war auf mehrere Personen verteilt, die nicht permanent und kompetent zur Verfügung standen. Beratung fand nur lückenhaft und fehlerbehaftet statt.

So wurden Daten direkt zwischen den Rechnern ausgetauscht und nicht per Backup gesichert. Auch waren Daten nicht für jeden Benutzer immer verfügbar.
Eine zentrale klare Datenstruktur war nicht vorhanden, gedruckt wurde auf einem teuren und langsamen Tintenstrahldrucker, die Interneteinwahl erfolgte langsam, ungesichert und kostenintensiv von jedem Arbeitsplatz individuell über ISDN, ein sinnvoller Internettarif war nicht vorhanden, sodass entsprechend hohe Kosten entstanden sowie Viren und Hackern Tür und Tor geöffnet waren. E-Mail Eingänge konnten jeweils nur von einer Kollegin bearbeitet werden, Nachrichten wurden dauernd weitergeleitet, niemand hatte den Status der E-Mails des anderen. Wenn die Kollegen nicht da waren, wurde immer zwischen den Arbeitsplätzen gewechselt, um auf deren Mails und Daten zugreifen zu können.

Vom Arbeitsplatz des Chefs konnte nicht auf das interne Netz zugegriffen werden, sodass Dokumente per E-Mail über ISDN versendet wurden.
Der Kalender der Geschäftsführung konnte nur an einem Arbeitsplatz bearbeitet werden, so dass nur eine Person die Pflege übernehmen konnte. Dieser wurde dann ausgedruckt und per Fax übermittelt, wenn bei Reisen des Geschäftsführers der Kalender überprüft werden musste. War niemand im Büro, war dies auch nicht möglich.

Kurzum ein langsames, ineffektives und teures Arbeiten war der Alltag.

Diese Firma zu optimieren, rasche Kostensenkungen und effektives Arbeiten herbeizuführen war unsere Aufgabe.

Als zentrale Einheit um dieses Unternehmen in einen Zustand zu bringen, welches stabiles, schnelles und sicheres Arbeiten ermöglichte, benutzen wir den armanda Server. Verbunden sind alle Clients über einen 100 Mbit Switch bzw. einen Client über WLAN. Auf dem armanda Server sind folgende Module installiert.

Grundmodul Betriebssystem armanda
Modul DSL Routing inkl. Firewall
Modul SSH (Fernwartung mit DynDNS Service)
Modul DHCP Server
Modul Backup (daily, weekly, monthly, compressed)
Modul Fileserver, Papierkorb im Netzwerk
Modul Printserver, (3x Parallel, 1x USB)
Modul Intranet HTTP Server (Zentrale Konfigurationsseite für alle Dienste)
Modul Internet HTTP Server
Modul Mailserver
Modul Imapserver
Modul Groupware Opengroupware / Skyrix

Mittlerweile steht allen Mitarbeitern ein schneller, kostengünstiger Zugang über DSL zur Verfügung. Der Posteingang ist zentral gestaltet, sodass jeder auf Gruppen E-Mails zugreifen kann, jeder Kollege kann sehen, welche Mails neu und unbeantwortet sind bzw. wenn Mails schon bearbeitet wurden, die der Kollege gesendet hatte.

Der Kalender der Geschäftsführung kann nun von jedem Arbeitsplatz bearbeitet werden, bei Geschäftsreisen kann nun der Geschäftsführer seine Termine von jedem Internet PC einsehen und auch selbst bearbeiten.

Auch können nun externe Mitarbeiter den Terminkalender von zu Hause aus einsehen und ihre eigenen Termine besser mit der Geschäftsleitung koordinieren. Kontaktdaten stehen allen Mitarbeitern gemeinschaftlich zur Verfügung, Veränderungen sind sofort sichtbar und ein weltweiter Zugriff auf die Kontaktdatenbank ist jederzeit möglich.

Daten werden in einer zentralen Struktur gespeichert und sind für jeden sofort zugänglich. Ein Papierkorb im Netzwerk und eine vollautomatische Datensicherung verhindern versehentliches Löschen und den Verlust von Daten.

Als Drucker wurde ein Farblasergerät eingesetzt, welches schnell und kostengünstig, professionelle farbige Dokumente erzeugt. Um diesen allen Benutzern im Netzwerk zur Verfügung zu stellen, wurde dieser an den Armanda Server angeschlossen.

Der DHCP Server übernimmt vollautomatisch die gesamte Netzwerkkonfiguration, Gastrechner sind somit ohne Benutzereingriff in das Netzwerk zu integrieren und Änderungen am Netzwerk können vollautomatisch an die Clients übergeben werden, ohne auf „Turnschuhadministration“ zurückgreifen zu müssen.

Über eine zentrale Intranetkonfigurationsseite hat der Kunde selbst die Kontrolle über seinen Internettraffic und seine Druckjobs. Mit Hilfe von Fernwartung sind auftretende Probleme sehr schnell in den Griff zu bekommen. Die Sicherheit konnte auf ein gehobenes Niveau gebracht werden. Alle Clients sind durch die im Server integrierte Firewall und durch Antivirensoftware bestens geschützt.